Loading

GD.

18 TIPŮ Jak zorganizovat firemní večírek

02
bře
18 TIPŮ Jak zorganizovat firemní večírek

18 TIPŮ Jak zorganizovat firemní večírek

Autor : Jan Gabaj Zveřejněno Event marketing

Máte povinnost zorganizovat firemní večírek pro klienty nebo své kolegy? Plánování firemního večírku vás může trochu stresovat. Proto jsem pro vás dal dohromady 18 tipů, které vám pomůžou zorganizovat úžasný firemní večírek.

Pamatujte, nikdy není příliš brzy začít plánovat firemní večírek. 

1. Zvolte datum

Zeptejte se kolegů. Nezvolte termín jen tak namátkou. Dost možná se trefíte do hluchého místa, kdy nikdo nemá čas. Zeptejte se většiny svých kolegů, kdy mají čas na firemní večírek. Termín se jim snažte přizpůsobit. Zároveň je to výborná příležitost k 1. oznámení, že večírek bude. Kolegy navnadíte.

Máte stovky kolegů? Použijte e-mail. Ve větší firmě asi nemůžete osobně navštívit každého. Rozešlete hromadný e-mail s otázkou: "Kdy se vám hodí firemní večírek?". Při jednom můžete zjistit požadavky kolegů, jako jsou diety a jiné speciality.

 

2. Zjistěte rozpočet

Velikost rozpočtu má samozřejmě na celou událost velký vliv. Nejdříve zjistěte rozpočet pro celou událost a priority, kterým dáte přednost. Obzvlášť pokud je váš rozpočet velmi omezený, nebudete si objednávat cirkusové číslo. Raději můžete zvolit kvalitnější večeři s komorní atmosférou.

Rozpočet ovlivní vše! Jídlo, výběr lokace, program...

Nezapomínejte na jednu důležitou věc. Firemní večírek organizujete především pro vaše hosty, ať už to budou klienti nebo kolegové. Náplní firemního večírku by mělo být poděkování a utužování dobrých vztahů. Neplánujte večírek jen pro potěšení svého šéfa.

10% rozpočtu si nechejte stranou na nečekané výdaje. Nikdy nevíte, co se stane.

3. Vyberte druh organizace firemního večírku

Vybírat můžete z téměr nekonečného množství. Vaše volba bude záviset na mnoha faktorech, jako umístění, rozpočet, počet hostů, očekávání hostů atd. 

- Rozhodněte se jestli událost bude denní, večerní nebo obojí

- Máte v rozpočtu místo i pro manželky, manžely nebo partnery? Jsou to nejbližší vašich kolegů a klientů, proto popřemýšlejte jestli by se slavnostní události mohli zúčastnit také. (Předem je dobré zjistit, jestli je zájem o účast partnerů)

- Bude pro vás lepší firemní večírek na míru, nebo koupit balíček agentury? Tohle může být trochu matoucí, proto vám vysvětlím výhody i nevýhody jednotlivých řešení

  1. Organizování firemního večírku svépomocí - Tuhle volbu volí nejčastěji menší firmy, nebo větší firmy, které mají pro organizaci dostatek personálu a času. Svépomocí můžete hodně ušetřit, ale počítejte s tím, že vám organizování dodavatelů, rezervace prostor, zajištění cateringu, vymýšlení programu,.... zabere hodně času. Často se také stane, že během všeho frmolu ztratíte objektivitu a unikne vám podstata firemního večírku.
  2. Nákup balíčku eventové agentury - Zlatou střední cestu využívají, jak menší, tak větší firmy. Balíčky eventových agentur vám ušetří mnoho času i peněz. Agentura má mnoho vybavení k dispozici včetně různých témat večírků. Samozřejmě musíte oželit jistý punc unikátnosti. Balíček si totiž nejspíš koupí i mnoho jiných firem. Odpadne vám ovšem většina starostí s organizováním.
  3. Vše na míru od eventové agentury - Nejdražší řešení pro větší firmy, které uspokojí i ty nejnáročnější z vás. Výhodou je originální řešení bez kompromisů. Nevýhodou bude vyšší cena. 

Jako dodavatelé personálu spolupracujeme s mnoha eventovými agenturami. Můžu vám doporučit hned několik agentur, se kterými máme dobré zkušenosti Royal Event, BPR Sychrov nebo Skalin & Layout.

4. Jaká lokace bude nej?

Čím dříve si rezervujete lokaci, tím lépe. Jak jsem psal v úvodu nikdy není dost brzy. Ty nejlepší lokace jsou pryč v cuku letu! Jeden náš klient si rezervuje lokace i personál pro vánoční večírek  dokonce už v lednu!

Několik tipů...

  1. Pro hledání nejdostupnějších lokací vám zajisté pomůže Google. Poptejte více lokací s vašimi požadavky (restaurace, hotely, atd).
  2. Jestli plánujete firemní událost pro zákazníky, díky Google analytics můžete zjistit, kde je vašich zákazníků nejvíce.
  3. Vámi vybírané lokace navštivte osobně a vyfoťte si je. Pomůže vám to v dalším rozhodování.
  4. Zjistěte, co vám v lokaci můžou poskytnout v rámci pronájmu. Mnoho hotelů a restaurací má vlastní pódium, nábytek, personál, vánoční ozdoby, audio či video techniku, kterou vám rádi zapůjčí. 
  5. Zjistěte, jestli vám v lokaci místní personál pomůže s úklidem po skončení. Případně vám doporučuji si pronajmout úklidovou společnost, než po skončení vše uklízet vlastními silami. Úklid by mohl pokazit jinak příjemnou náladu z večírku.
  6. Pokud plánujete firemní večírek, který se protáhne do druhého dne, ujistěte se o možnostech přenocování.
  7. Jestli ještě nemáte potvrzený seznam hostů, zeptejte se, jaký minimální počet hostů musíte objednat a zda-li počet hostů můžete navýšit. Ať už kvůli ubytování nebo jídlu.
  8. Před podpisem se ujistěte, že vám nebudou účtovat žádné skryté poplatky.
  9. Jakmile máte vybráno, nezapomeňte ostatní rezervace zrušit - je to mimálně slušnost.

 

5. Ať je firemní večírek nezapomenutelný.

Téma je srdcem celé události. Téma by mělo být znát z každého detailu firemního večírku.

Několik populárních motivů pro inspiraci: Hippies, Retro, Pantomima, Cirkus, Barvy, Motivy asie, Inspirovaný filmy, 30. léta,  Santova dílna nebo třeba divoký západ.

Při plánování si dejte brainstorming s vašim týmem. Nebojte se zapojit kolegy do plánování, o to více se na událost budou těšit. Na kus papíru nebo flipchart si pište asociace, které se vám vybaví s daným tématem. Přitom berte v úvahu všechny kontaktní místa vašich hostů: vchod, bar, jídelní stůl, recepce, večeře nebo třeba kostýmy. Abyste vytvořili dokonalou atmosféru zkuste se vcítit do role hosta a projděte si v mysli celý váš večírek. Jaká hudba se vám vybaví? Jaké nápoje a jídlo se vám k tématu hodí?

 

6. S plným břichem půjde vše lépe

Jídlo je klíčovým prvkem každého vánočního večírku. Opět se zaměřte na vaše hosty a celkový motiv večírku. Dáte přednost tradičnímu cukroví nebo nějaké mořské příšeře?

Kde se bude jíst? Když zvolíte tradičnější indoorovou akci, najít správné umístění pro švédské stoly nebude problém. Pokud plánujete outdoorový večírek jídlo by v každém případě mělo být minimálně pod párty stanem.

Co se týče samotného stolování - máte na výběr opět mnoho možností. Budou pro vás vhodné švédské stoly nebo tradičnější večeře s menu? Pokud stanovíte večeři na určitou hodinu dejte vašim hostům něco k "zobání". Nemusí to být zrovna křupky v misce na stole. Opět by občerstvení mělo dotvářet celkový motiv akce. Vždy vypadají dobře hostesky, které roznášejí jednohubky a další laskominy mezi hosty.

Téma konzultujte s kuchařem. Možná budete překvapeni, jaké možnosti kuchař vymyslí. Navíc se vyhnete špatnému jídlu důsledkem vašeho pevného zadání, které je pro kuchaře možná trochu nepohodlné. Raději využijte kuchařových předností a toho, co umí připravit nejlépe.

Vždy vytvořte i vegetariánské menu. V poslední době se množí stále více diet a alternativní stravy, proto se snažte vyjít vstříc i těmto kolegům.

 

7. Jaký drink vám mohu nabídnout?

Volba nápojů patří mezi neméně důležité součásti firemního večírku. Opět můžete vybírat mezi tématickými koktejly nebo tradičnějšími nápoji, jako je šumivé víno.

Rozpočet si zvolte předem. Nápoje i jídlo může v průběhu večera ukrojit velký krajíc z rozpočtu. Proto si předem zvolte jestli dáte vašim hostům neomezenou konzumaci - budete totiž riskovat zrušení několika hostů jagger bombami hned v úvodu večírku. 

Spravedlivý příděl můžete zajistit "nabitým" účtem na každého hosta. Oblíbený způsob je vlastní výběr hosta v rámci švédských stolů, kde můžete příděl nápojů dávkovat nebo selektovat. Nejdříve začnete s aperitivem a postupně můžete přidat něco ostřejšího. Vkusné podávání nápojů můžou zajistit hostesky, které se pohybují mezi hosty.

 

8. Tadadadáááá... hudba?

Hudba je možná nejdůležitější částí dotvářející celkovou atmosféru. Hudba pracuje stále na pozadí a utváří náladu všech hostů firemního večírku.

DJ nebo kapela? Ať se rozhodnete jakkoli, sedněte si společně na chvíli, projděte si playlist a vaše představy o atmosféře.

Pro omezený rozpočet postačí i dostatečně výkonný audio systém. Jen se před začátkem ujistěte, že audio soustava bude dostatečně výkonná, aby pokryla celé prostory večírku.

Taneční parket na večírku nesmí chybět. Pravda ne každý se zúčastní, ale vždy se najde pár nadšenců, kteří v pokročilejší fázi večera budou chtít povolit uzdy své zdrženlivosti.

 

9. Bookujte zábavu

Rozbijte ledy mezi kolegy či klienty zábavou. Dejte lidem možnost mít o čem mluvit. Odpadnou počáteční rozpaky všech hostů, když si můžou popovídat o představení komika.

Zábavu volte obezřetně, ale bez předsudků. Zase ten motiv. Ano i zábavní prvek musí zapadat do celkového tématu večírku.

Na výběr je hned několik možností...

  1. Live show, jako je vystoupení komika, kouzelníka, kapely nebo cirkusové představení
  2. Akční hry - stolní fotbálek, air hockey, lunapark, skákací hrad, Xbox pohybové hry nebo i virtuální realita
  3. Další tradiční hity - ochutnávka vín, karaoke nebo karikaturisté

 

10. Projevy

Pokud chcete dostát poslání firemních večírků, musíte hostům poděkovat za dosavadní spolupráci. Jak na to? Prostě to řekněte.

Projev musí být slyšet. Nebojte se projev uvést v programu večírku. Zajistěte, aby každý host projev slyšel. Ztlumte na chvíli hudbu a řečníkovi zajistěte mikrofon (zkontrolujte před akcí dostatečně silné baterky v mikrofonu nebo délku kabelu od mikrofonu, aby nedošlo k hloupému faux pas). Děkovnou řeč by měl pronést lídr vaší firmy a zároveň řeč nesmí být dlouhá. Nikoho nebude bavit dlouhý monolog. Raději kolegy a zákazníky zapojte a rozdejte několik ocenění.

Vyrobte trofeje. Nic neudělá větší radost než trofej s vlastním jménem. Získáte nadšené kolegy, které v následujících několika měsících budou pracovat miniálně na 120%. Myslete na to, že trofeje musíte nechat zhotovit poměrně dlouho před samotným večírkem.

 

11. Upgrade večírku - level profík

Každý večírek je o pocitech vašich hostů. A pocity vytváří vjemy, které hosté přijímají. Ať už je to správně zvolená hudba, kvalitní a dobré jídlo. Vše se skládá z detailů, jsou to takové ty drobnosti, když si řeknete - taková blbost a přitom to přinese tolik radosti. 

Několik nápadů pro vás...

  1. Upgrade toalet - zajistěte čerstvé květiny, osvětlení a vonné svíčky, které dotváří atmosféru, pěkné ručníky s motivem večírku
  2. Fotograf - najměte fotografa, který zaznamená nezapomenutelné zážitky vašich hostů
  3. Dárkové tašky - na vánočním večírku by měl každý host odejít s dárečkem. Naplňte dárkové tašky kvalitními dárky, kterými se zavděčíte všem - kvalitní dobroty, pamlsky nebo dobré víno. 
  4. Šatna - večer může být chladno a tak zajistěte šatnu nebo místnost pro uložení kabátů. Oblečení pak zbytečně nebude překážet na vánočním večírku

 

 

12. Představte si vánoční večírek

Zkuste se vcítit do kůže vašeho hosta. Jak na hosta večírek bude působit? Podívejte se na vaši událost očima hosta a to už od první zaslané pozvánky, přes příjezd, večeři i ukončení večírku. 

Udělejte si čas a sepište si itinerář. Zapište do něj časy příjezdu dodavatelů, zahájení události, jednotlivá zábavná vystoupení a vše, co potřebujete k zajištění hladkého průběhu. Itinerář pak sdílejte se všemi lidmi, kteří se na organizaci a realizaci události podílejí.

 

13. Organizujte dopravu

Zajistěte dostatek informací pro vaše hosty - kde můžou zaparkovat své automobily, číslo na taxi službu nebo veřejnou dopravu - ať už se jedná o příjezd nebo odjezd z večírku.

Pro větší akce můžete zajistit řidiče, kteří automobily hostů zaparkují sami. Zvýší to prestiž celé vaší události.

 

14. Pozvánka pro hosty

Pokud chcete, aby přišlo mnoho hostů a váš večírek praskal ve švech, věnujte čas pozvánkám na večírek. Dejte hostům všechny informace. Nejistota hostů nebo obavy, které můžou vyústit v neúčast, vycházejí z neznalosti informací, které jim můžete poskytnout už v pozvánce.

Volba pozvánky osobní, dopisem nebo e-mailem je na vás.

Nikdy ovšem nezapomeňte na tyto údaje:

  • Komu
  • Od koho
  • Důvod
  • Adresa
  • Formát / Program večírku
  • Datum
  • Čas zahájení
  • Čas ukončení
  • Téma
  • Dress code
  • Zahrnuje menu a jaké?
  • Kontaktní údaje na vás a datum do kdy je třeba potvrdit účast

 

Dejte si tu práci a všem dotazům odpovídejte a také zjistěte od všech kolegů či zákazníků účast či neúčast. Zároveň si vytvoříte seznam hostů a konkrétní představu o počtu hostů.

 

15. Plán události

Nakreslete si "půdorys" celé události. Namalujte si stoly a uspořádání hostů. Pokud bude večírek většího rozsahu zamyslete se nad ukazately, které hosty směřují na WC, k zábavě nebo k rautu. Zamezíte tím zmatenému běhání hostů a neustálým dotazům typu "kde, co je".

Na stoly přidejte jmenovky a plánky vytiskněte i pro hosty. Zajistěte distribuci plánků mezi hosty při příchodu na váš večírek. Ideálním distributorem jsou welcome hostesky. Díky tomu každý host bude vědět, kde co najde.

 

16. Itinerář pro hladký průběh

Dejte dohromady itinerář, ve kterém bude absolutně vše. Od kontaktů na hostesky, přes dodavatele vybavení, cateringu až po seznam hostů a kontakty na každého z nich. 

Itinerář poskytněte všem lidem, kteří se podílejí na realizaci akce.

 

17. Hladký průběh

Čím více času věnujete plánování události, tím méně problémů vám vyvstane během večírku samotného. Při vašem dokonalém naplánování byste na vánočním večrku již neměli dělat nic, jen si užívat.  

Na začátku události se představte všem, kteří se na realizaci podílí. Rozdělte kompetence a zodpovědnost.

 

18. Získejte zpětnou vazbu

Ptejte se osobně hostů, na pocity. Jak se jim večírek líbí, co by změnili nebo co se jim nelíbí. Za zpětnou vazbu vždy od srdce poděkujte - i když bude negativní. Díky tomu dokážete uspořádat ještě lepší večírek další rok. 

Závěrem

Doufám, že vám můj článek pomůže uspořádat parádní firemní večírek. Jestli máte další tipy na zlepšení, neváhejte mi je napsat do komentáře.


Přidat komentář

Ujistěte se, že jste zadali (*) požadované informace, pokud je uvedeno. HTML kód není povolen.

GD
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.